En este mundo megaVUCA, despiadadamente competitivo, las organizaciones y los equipos son la columna vertebral de la innovación y el éxito sostenible. No sólo están compuestos por talento altamente cualificado. También demuestran una capacidad única para colaborar, adaptarse y superar obstáculos. Sin embargo, incluso los equipos de alto rendimiento, no están exentos de afrontar la ausencia ocasional de alguno de sus miembros. ¿Cómo se enfrentan estos equipos al desafío de trabajar con un equipo incompleto?

Me he permitido utilizar la referencia del llamado deporte rey, aunque no soy aficionado.

En una sesión de coaching ejecutivo con un top 200 de una multinacional, compartía conmigo que el mayor problema al que se enfrenta, además de la consabida falta de talento, el mercado, la inflación, etc., es el absentismo. Hay mucho dicho sobre esto.

Como ejemplo, en uno de sus equipos, formado por 11 personas, 8 estaban de baja. Son muchas las referencias de varios clientes a este respecto.

Es tentador comenzar a desgranar las causas, y muy corriente en estos tiempos encontrar culpables. La cultura de la empresa, los managers, la presión, falta de recursos, reconocimiento, los propios colaboradores, etc. No voy a añadir nada. Son factores importantes, pero a priori, hablamos de compañías que trabajan comprometidamente en el reconocimiento a la excelencia del cuidado de las personas, reconocido por el ranking “Great Place to Work Spain”.

Cuando el trabajo colaborativo es una competencia imprescindible

Nadie duda que el trabajo colaborativo o en equipo, hoy es una competencia imprescindible. Lo fue siempre en nuestro pasado remoto. Era una cuestión de supervivencia. Pero hoy, en nuestra cultura occidental, donde el individualismo está por encima de los intereses comunes (no sucede lo mismo en otras culturas, BRICS), se ha convertido en un valor para el talento.

Ya no sé, si hoy, el mundo megaVUCA que vivimos es altamente competitivo, o cada uno jugamos en categorías diferentes, con lo que ni las reglas, ni el contexto son las mismas para casi nadie. Jugamos en ligas diferentes y nuestras compañías, hablando de competitividad, se mueven en distintos contextos sociales, económicos, culturales, etc. En cualquier caso, la capacidad de trabajar en equipo no es opcional.

En definitiva, es un enorme desafío, tanto para un directivo como para un colaborador, dirigir o trabajar en un equipo, donde no están todos los miembros que deberían. Donde las misiones y los roles no están cubiertos por muy distintas razones: promociones, desvinculaciones, falta de talento, bajas laborales, etc.

¿Estamos suficientemente preparados para abordar esta situación?

10 estrategias y enfoques para abordar el desafío de trabajar con un equipo incompleto

Trabajar por debajo de la capacidad del equipo, cuando su rendimiento depende del número de sus miembros no cubiertos, puede ser un desafío, pero también una oportunidad para el crecimiento y la mejora continua.

A continuación, te enumero 10 estrategias y algunos enfoques que pueden ayudar a los equipos a abordar este desafío y sacar el máximo provecho de la situación. También te comparto algunas referencias relevantes.

1. La Comunicación efectiva, es clave. Debes asegurarte de que todos los miembros del equipo estén al tanto de la situación y comprendan las implicaciones. Patrick Lencioni, en «Las cinco disfunciones de un equipo«, nos invita a establecer canales de comunicación abiertos y fomenta la colaboración para mantener a todos en sintonía.
2. Reasignación de responsabilidades. Evalúa las tareas y responsabilidades de los miembros ausentes y redistribúyelas entre el equipo. Asegúrate de que cada miembro tenga una carga de trabajo equitativa, trabaje bien con otros, y esté comprometido con asumir responsabilidades adicionales según sea necesario, como nos dice Brian W. Fitzpatrick y Ben Collins-Sussman, en «Team Geek: A Software Developer’s Guide to Working Well with Others«.
3. Competencias cruzadas. Fomenta las competencias cruzadas en el equipo para que puedan desempeñar múltiples roles. Ya sabes que sólo algunos son preferidos para las personas. Tony Ryan y Martica Heaner en «Cross-Training for Dummies» nos hablan de aumentar la flexibilidad del equipo y garantizar que haya respaldo en caso de futuras ausencias.
4. Establecer prioridades. Identifica las tareas y proyectos más críticos, y asigna recursos en consecuencia. Enfoca los esfuerzos en las áreas que tienen un impacto más significativo en los objetivos del equipo y de la organización. Greg McKeown, en «Esencialismo: Logra el máximo resultado con el mínimo esfuerzo» aborda la importancia de priorizar tareas y proyectos para lograr un rendimiento óptimo.
5. Liderazgo compartido. ¡Cómo no! En ausencia de un líder “designado”, considera la posibilidad de adoptar un enfoque de liderazgo compartido. Simon Sisek, en «Los líderes comen al final«, explora cómo el liderazgo compartido puede fortalecer la cohesión del equipo. Esto implica que diferentes miembros del equipo asuman roles de liderazgo en diferentes momentos o en áreas específicas del proyecto.
6. Apoyo mutuo. No está de moda. Sólo los equipos de Alto Rendimiento fomentan un ambiente en el que los miembros del equipo se apoyen mutuamente y actúen como mentores. Esto puede ayudar a mitigar la falta de experiencia o conocimientos específicos que el miembro ausente solía aportar. El maestro Daniel H. Pink, nos ilustra en “La sorprende verdad sobre lo que nos motiva”.
7. Evaluar y aprender. Una vez que el miembro ausente regrese al equipo, o incluso antes, realiza una revisión exhaustiva de lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse durante su ausencia. Utiliza esta información para desarrollar un plan de contingencia más sólido para el futuro. Eric Ries en “El método Lean Startup”, ya hablaba de ello.
8. Cultura de aprendizaje continuo. ¡Imprescindible! Es un mantra en el management, pero pocos lo han implementado. Fomenta una cultura en la que el aprendizaje continuo y la adaptabilidad sean valores fundamentales. Los equipos que están dispuestos a aprender de sus desafíos son más resilientes y capaces de enfrentar situaciones similares en el futuro. Carol S. Dweck en «Mindset: La actitud del éxito«, explora cómo la mentalidad de crecimiento fomenta un enfoque de aprendizaje continuo en equipos y organizaciones.
9. Apoyo emocional. Reconozcamos que trabajar en condiciones de “baja capacidad” puede ser estresante para los miembros del equipo. Brinda apoyo emocional y crea un ambiente en el que se sientan cómodos compartiendo sus preocupaciones y necesidades. En «El poder de ser vulnerable: ¿qué te atreverías a hacer si el miedo no te paralizara?«, Brené Brown aborda la importancia de la empatía y el apoyo emocional en entornos de trabajo.
10. Flexibilidad y agilidad. Es necesario un enfoque ágil y flexible en la gestión de proyectos y tareas. Estar dispuesto a ajustar los planes según sea necesario para adaptarse a la situación cambiante. Jonathan Rasmusson en «The Agile Samurai”, se centra en cómo aplicar principios ágiles en equipos de desarrollo de software, lo que incluye la adaptación a cambios y la flexibilidad

Cuando el rendimiento depende del número

En resumen, transformar el trabajo en equipos con uno o varios miembros menos, en una oportunidad para el crecimiento y la mejora, es posible. La clave está en la planificación, la comunicación efectiva y la capacidad de adaptación del equipo. Cuando el rendimiento depende de un número, adoptar estrategias y enfoques adecuados, es clave para que los equipos pueden superar estos obstáculos y salir más fuertes y cohesionados de la experiencia.

Y esto, es responsabilidad de los líderes.

Hace unos años, un alumno, que era el jefe de innovación de una planta de 800 personas de una importante compañía cosmética, me contaba que habían recortado personal en sus equipos. Quizá fue con la crisis del 2008. Además, habían rebajado el ciclo de vida de varias líneas de productos y aumentado la producción.

Con cierta ingenuidad, se quejaba de la incomodidad de su trabajo, y esperaba que mejorasen las condiciones, para volver a la situación previa, en cuanto evolucionasen las cosas. Pero los resultados e indicadores eran incontestablemente mejores. De verdad, ¿crees que se volverá a la situación anterior de tiempo, recursos y talento suficiente?

Pues bien, este es el entorno al que nos tenemos que adaptar. Nuestros equipos estarán por múltiples razones, siempre incompletos. Una cultura de equipo contagiosa, un liderazgo sólido, y mucho talento y aprendizaje, hará que nos podamos adaptarnos con éxito.

¿Y tú, cómo enfrentas esta situación?, ¿Vas a seguir quejándote?

Sigamos.